Seit dem 1. Januar 2002 haben Mitarbeitende einen gesetzlichen Anspruch auf eine betriebliche Altersversorgung in Form der Entgeltumwandlung. Was dabei aus Sicht des Arbeitgebers zu beachten ist und wie sich Haftungsrisiken minimieren lassen, haben wir für Sie in einer Übersicht zusammengestellt. 
 

Den Anspruch erfüllen

Nach wie vor herrscht bei vielen Arbeitgebern die Auffassung vor: „Solange Mitarbeitende in Bezug auf betriebliche Altersversorgung nichts unternehmen, besteht für den Arbeitgeber kein Handlungsbedarf.“ Davor kann nicht deutlich genug gewarnt werden. Die Umsetzung des gesetzlichen Anspruchs auf Entgeltumwandlung steht nicht zur Disposition des Arbeitgebers. Lediglich beim „Wie“, also beim Durchführungsweg, kann der Arbeitgeber entscheiden. Unabhängig davon ist der Arbeitgeber gut beraten, ein System zur Entgeltumwandlung vorzuhalten, damit Mitarbeitende in der Lage sind, die langfristig absehbare Unterdeckung der gesetzlichen Rentenversicherung zu kompensieren.


Die Durchführung festlegen

Trifft der Arbeitgeber keine Festlegungen, können Mitarbeitende die Direktversicherung auswählen. Aber: Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts besteht kein gesetzlicher Anspruch auf eine freie Anbieterwahl, wenn der Arbeitgeber für die Entgeltumwandlung einen versicherungsförmigen Durchführungsweg anbietet. Das Angebot des Arbeitgebers, die Entgeltumwandlung zum Beispiel über eine bestimmte Direktversicherung oder Pensionskasse vorzunehmen, müssen Mitarbeitende annehmen – oder auf die Durchsetzung des gesetzlichen Anspruchs auf Entgeltumwandlung verzichten. Der Arbeitgeber bestimmt (mitbestimmungsfrei) den Durchführungsweg und den konkreten Versorgungsträger beziehungsweise Versicherer.


Die Mitarbeitenden informieren

Den Arbeitgeber trifft eine Fürsorgepflicht. Daraus leiten sich Informationspflichten gegenüber den Mitarbeitenden ab. Die Information und Beratung von Mitarbeitenden sowie deren Dokumentation sind von zentraler Bedeutung. Ohne eine sorgfältige Dokumentation fehlt der Nachweis, dass und wie die Mitarbeitenden informiert worden sind. Und auf den Nachweis kommt es später eventuell an. Die Rechtsprechung definiert die Informationspflichten einzelfallbezogen. Je nach Konstellation können die Informationspflichten sehr weit reichen; eine schuldhafte Verletzung dieser Pflichten kann Schadenersatzansprüche nach sich ziehen. 


Das Informationsbedürfnis so umfassend wie möglich stillen

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Urteil vom 21. Januar 2014 (3 AZR 807/11) bestätigt: Der Arbeitgeber muss Mitarbeitende zwar nicht über seinen gesetzlichen Anspruch auf Entgeltumwandlung informieren. Aber sobald Mitarbeitende Entgeltumwandlung verlangen, treffen den Arbeitgeber Informationspflichten, zum Beispiel über den Durchführungsweg, über die Identität des konkreten Versorgungsträgers, über die Art der Zusage und über die Versorgungs- oder Versicherungsbedingungen des externen Versorgungsträgers.

Konkrete Informationspflichten beruhen auf den besonderen Umständen des Einzelfalls und sind das Ergebnis einer umfassenden Interessenabwägung. Die erkennbaren Informationsbedürfnisse der Mitarbeitenden einerseits und die Beratungsmöglichkeiten des Arbeitgebers andererseits sind zu beachten. Wie groß das Informationsbedürfnis von Mitarbeitenden ist, hängt insbesondere von der Schwierigkeit der Rechtsmaterie sowie von dem Ausmaß eventueller Nachteile und deren Vorhersehbarkeit ab.

Der Mitarbeitende muss zumindest wissen, was er oder sie heute aufwendet – und welche Leistungen er oder sie dafür im Versorgungsfall beziehungsweise im Alter erhält. Die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Rahmenbedingungen und Effekte der Entgeltumwandlung sollte der Mitarbeitende ebenfalls in den wesentlichen Grundzügen kennen. Wenn ein Tarifvertrag das nicht ausdrücklich anders regelt, haben Mitarbeitende, die sich seit dem 1. Januar 2019 für eine Entgeltumwandlung entscheiden, Anspruch auf einen gesetzlichen Mindestzuschuss zur Entgeltumwandlung. Selbstverständlich muss jeder Zuschuss in die Betrachtung einfließen.


Die Informationen auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen

Alle vom Arbeitgeber gegebenen Informationen müssen richtig und vollständig sein. Andernfalls kann der Arbeitgeber für Schäden haften, die Mitarbeitende aufgrund der fehlerhaften Auskunft erleiden (BAG, Urt. v. 21.11.2000, Az. 3 AZR 13/00; Urt. v. 18.02.2020, 3 AZR 206/18).


Die Auskünfte rechtzeitig geben

Wenn ein Arbeitgeber die Entgeltumwandlung fördern will, ist er gut beraten, die Mitarbeitenden schon zu informieren, bevor sie sich im Einzelfall zur Entgeltumwandlung entschlossen haben. Auf den Fall, dass die Entgeltumwandlung im Einzelfall vom Mitarbeitenden verlangt wird, sollte man als Arbeitgeber vorbereitet sein. Denn dann setzen die Informationspflichten sofort ein. Durchführungsweg und Anbieter sollten daher bereits festgelegt sein.

Den Mitarbeitenden gehen, wenn sie keine Vorsorge im Rahmen der Entgeltumwandlung betreiben, Vorteile in Form von Steuer- und Sozialabgabenersparnis endgültig verloren. Sie sollten als Arbeitgeber die Initiative ergreifen und frühzeitig umfassend informieren. 


Die Haftungsrisiken minimieren

Aus dem Anspruch auf Entgeltumwandlung ergeben sich Haftungsrisiken für den Arbeitgeber bei der Festlegung des richtigen Durchführungsweges, bei der Abstimmung von Versorgungszusage und versicherungstechnischer Rückdeckung, bei der Auswahl des Produktgebers/Versicherers, bei der Erfüllung der Informationspflichten gegenüber den Mitarbeitenden, bei ihrer Beratung und bei der Dokumentation dieser Information und Beratung. Schließlich ergeben sich Haftungsrisiken auch in der laufenden Betreuung und Administration – namentlich bei Änderungen, beim Ausscheiden von Mitarbeitenden aus dem Arbeitsverhältnis etc. 

Zu allen Themen unterstützen wir Sie als Ihr Versicherungsmakler und damit als Ihr Interessenvertreter. Durch unsere Beauftragung reduziert sich das Haftungspotenzial für Sie als Arbeitgeber entscheidend.


Den richtigen Partner wählen

Der Arbeitgeber wird zwar nicht rechtlich aus der Haftung entlassen, weil er einen Dritten mit der Information der Mitarbeitenden beauftragt. Rechtlich ist der beauftragte Partner der Erfüllungsgehilfe des Arbeitgebers. Dessen Verpflichtungen bleiben (BAG 3 AZR 206/18). De facto reduzieren sich die Haftungsrisiken aber auf null, wenn die Mitarbeitenden in einem strukturierten Prozess richtig und vollständig informiert werden, und wenn dies zugleich nachweisbar dokumentiert wird. Sie profitieren dabei von unserer Erfahrung.