Eine falsche Eingabe im Gehaltsabrechnungsprogramm, einmal die falsche Entgeltgruppe gewählt – solche Fehler passieren. Im Unternehmensalltag bedeutet das: Der Arbeitgeber zahlt zu viel Lohn/Gehalt, und zwar aufgrund eines von ihm zu verantwortenden Umstands. Der Schaden für das Unternehmen summiert sich. Können sich Arbeitgeber dagegen absichern? Wie sehen ihre rechtlichen Möglichkeiten aus? Alexander Bayer, Jurist aus dem Bereich Financial Lines unserer Unternehmensgruppe, klärt die wichtigsten Fragen zum Thema Überzahlung.

Der Fehler für die Überzahlung kann sowohl die eigenen Mitarbeitenden treffen als auch zum Beispiel die Personalbuchhaltung für Dritte. Manchmal wird eine Überzahlung schnell bemerkt. Weitaus häufiger kommt es jedoch vor, dass sie über einen langen Zeitraum nicht erkannt wird.
 

Welche Möglichkeiten hat der Arbeitgeber?

Stellt der Arbeitgeber eine Überzahlung des Arbeitsentgelts fest, hat er zwei Möglichkeiten: Er unternimmt nichts – eine zumindest denkbare Variante – oder er fordert die überzahlten Bezüge zurück. Da der Mitarbeitende auf das überzahlte Entgelt keinen Anspruch hat, ist eine Rückforderung rechtlich möglich.1 Die entsprechende Vorschrift aus dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) sieht vor, dass grundlos erlangte Leistungen (zum Beispiel zu viel gezahltes Gehalt) vom Leistenden (Arbeitgeber) zurückgefordert werden können.
 

Ist eine Rückforderung unbegrenzt möglich?

Grundsätzlich gilt die sogenannte regelmäßige Verjährungsfrist.2 Eine Rückforderung ist demnach innerhalb von drei Jahren möglich. Die Frist beginnt mit Ablauf des Jahres, in dem der Arbeitgeber Kenntnis von den Umständen erlangt. Häufig enthalten Arbeitsverträge oder Tarifverträge kürzere sogenannte Ausschlussfristen, meistens von drei bis sechs Monaten. Eine Rückzahlung kann nur innerhalb dieser Ausschlussfrist gefordert werden. Stellt der Arbeitgeber eine Überzahlung erst danach fest, geht dies grundsätzlich zu seinen Lasten, er kann also das zu viel gezahlte Geld nicht zurückfordern.
 

„Böswillige“ Handlung wird nicht geschützt

Das Bundesarbeitsgericht beschäftigte sich bereits mit dem Thema unter der Frage: Führt die Tatsache, dass ein Mitarbeitender sich auf die Ausschlussfrist beruft, automatisch dazu, dass eine Rückforderung unmöglich ist? Oder gibt es Konstellationen, in denen ein Arbeitgeber trotz der Ausschlussfrist das zu viel gezahlte Entgelt zurückfordern kann? Das Gericht kam zu folgendem Ergebnis: Ein Berufen auf die Ausschlussfrist soll dann nicht erfolgreich sein, wenn die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer von der Überzahlung wusste. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer gemeinsam eine deutliche Stundenreduzierung von 40 auf 20 Stunden vereinbart haben, das ursprüngliche Entgelt jedoch weitergezahlt wird. In diesem Fall kann der Arbeitgeber Überzahlungen auch außerhalb der vereinbarten oder tariflichen Ausschlussfrist zurückfordern. Der „böswillige“ Mitarbeitende soll nicht durch die Ausschlussfrist geschützt werden.
 

Welcher Einwand kann gegen die Rückzahlung sprechen?

Werden Mitarbeitende mit einer Rückzahlungsforderung konfrontiert, berufen sie sich häufig auf den „Wegfall der Bereicherung“.3 Dieser Einwand bedeutet: Das zu viel erhaltene Entgelt muss nicht zurückgezahlt werden, wenn der Mitarbeitende zum Zeitpunkt des Rückzahlungsverlangens nicht mehr um den überzahlten Betrag bereichert ist, wenn er also das Geld ausgegeben hat. Ein solcher Einwand ist jedoch an hohe rechtliche Voraussetzungen geknüpft. Zwar wird der Einwand schnell erhoben, er greift jedoch nur in seltenen Fällen.

Ob ein Wegfall der Bereicherung vorliegt, wird danach bestimmt, wofür das erhaltene Geld verwendet wurde. Um sich mit Erfolg auf Entreicherung berufen zu können, muss ein Arbeitnehmer daher nachweisen, dass die zu viel erhaltenen Beträge für sogenannte Luxusaufwendungen verwendet wurden, die er sich sonst unter keinen Umständen hätte leisten können. Zu solchen Aufwendungen zählen beispielsweise teure Wellnessbehandlungen oder Luxusurlaube. Wurden die Beträge jedoch für die Begleichung von Schulden oder die Finanzierung des täglichen Lebensbedarfs (Lebensmittel, Hygieneartikel, Kleidung) genutzt, kann der Einwand nicht mit Erfolg erhoben werden. Denn derartige Ausgaben sind nicht als Luxusaufwendungen zu bewerten. Vielmehr handelt es sich um Gegenstände des täglichen Lebensbedarfs, die der Betroffene ohnehin erworben hätte.
 

Sind Überzahlungsschäden versicherbar?

Wenn ein Arbeitgeber einem Mitarbeitenden versehentlich zu viel Gehalt gezahlt hat und aufgrund der vereinbarten Ausschlussfrist die Überzahlung nicht zurückfordern kann, muss er den Schaden selbst tragen. Um sich gegen solche Schäden abzusichern, bietet sich der Abschluss einer Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung an. Sie greift, sofern ein Vermögensschaden entstanden ist, der auf ein schuldhaftes Verhalten einer versicherten Person zurückzuführen ist, in der Regel einer/eines Mitarbeitenden.
 

Eigenschäden, Drittschäden

Trifft der Schaden das eigene Unternehmen, greift die sogenannte Eigenschadendeckung, sofern eine entsprechende Deckung im Absicherungskonzept enthalten ist. Die Drittschadendeckung greift, wenn das Unternehmen für Dritte eine Aufgabe übernimmt, beispielsweise die Personalbuchhaltung, und es dabei durch einen Fehler zu einem Vermögensschaden des Dritten kommt. Die eingangs geschilderten Sachverhalte – falsche Eingabe im Gehaltsabrechnungsprogramm oder die Wahl der falschen Entgeltgruppe – sind klassische Fälle, die von der Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung gedeckt sind. Auch der Umstand, dass eine Stundenreduzierung eines Mitarbeitenden nicht an die Lohnbuchhaltung weitergegeben wird, ist versichert.
 

Ihre Pflicht zur Schadenminderung

Sobald Sie als Arbeitgeber bemerken, dass eine Entgeltüberzahlung stattgefunden hat, raten wir Ihnen, unverzüglich einen Rückforderungsanspruch gegenüber der Arbeitnehmerin oder dem Arbeitnehmer zu stellen. Akzeptieren Sie einen möglichen Entreicherungseinwand nicht vorschnell. Sollte für Ihr Unternehmen eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung bestehen, sind Sie zu einer rechtlich zulässigen Rückforderung (jedenfalls innerhalb der Ausschlussfristen) sogar verpflichtet (die sogenannte Schadenminderungspflicht). Schalten Sie darüber hinaus zeitnah den Versicherer ein. Sollten Sie Ihrer Schadenminderungspflicht nicht nachkommen, kürzen die Versicherer die Versicherungsleistung regelmäßig um den rückforderbaren Betrag.

Achtung: Sollten Sie als Arbeitgeber freiwillig auf eine Rückforderung verzichten wollen, zum Beispiel, weil den Mitarbeitenden kein Verschulden an der Überzahlung trifft oder weil er schon so lange im Betrieb arbeitet und Sie den Betriebsfrieden wahren möchten, sind diese Erwägungen menschlich zwar nachvollziehbar, sie können bei der versicherungsrechtlichen Aufarbeitung des Schadens aber nicht berücksichtigt werden. Das heißt, der Versicherer würde den Schaden nicht übernehmen.
 

Was ist zu tun im Schadenfall?

  • Reichen Sie unverzüglich die Rückforderung in schriftlicher Form gegenüber Ihrem Mitarbeitenden ein.
  • Nehmen Sie zeitnah Kontakt zu uns auf, damit wir den Versicherer kurzfristig informieren können.


Sollte für Ihr Unternehmen bislang kein Versicherungsschutz für Vermögensschäden bestehen, erstellen wir Ihnen gern ein unverbindliches Angebot. Wir bieten Ihnen verschiedene Deckungskonzepte, um Ihre Vermögensschadenrisiken umfassend abzusichern.

Alexander Bayer
alexander.bayer@ecclesia-gruppe.de

1 Siehe § 812 Abs. 1 S.1 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB).
2 Siehe § 195 BGB.
3 Dieses Rechtsinstitut findet seine gesetzliche Grundlage in § 818 Abs. 3 BGB.