Der Bund war verpflichtet, bis zum 1. August 2022 die EU-Richtlinie 2019/1152 (kurz: Arbeitsbedingungen-Richtlinie) vom 31. Juli 2019 in deutsches Recht umzusetzen. Die Änderung des Nachweisgesetzes ist zum 1. August 2022 in Kraft getreten.

Die Neufassung des Nachweisgesetzes gibt keinen Anlass zur Beunruhigung.

 

Worum geht es?

Das Nachweisgesetz regelt, dass die wesentlichen Arbeitsvertragsinhalte schriftlich durch den Arbeitgeber als Nachweis zu dokumentieren sind, wenn sie nicht schon in Schriftform vereinbart worden sind. Wenn die schriftliche Vereinbarung den Katalog des Nachweisgesetzes erfüllt, muss kein gesonderter Nachweis mehr erstellt werden.

Geschützt werden sollen damit die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer insbesondere im Niedriglohnsektor und im „grauen“ Arbeitsmarkt. Die elektronische Form ist dabei ausdrücklich ausgeschlossen. Der Arbeitgeber muss also auf Papier und mit handschriftlicher Unterschrift die Inhalte der Vereinbarungen dokumentieren. Ein Nachweis in „digitaler“ Form reicht nicht aus. Der Ausschluss der elektronischen Form wurde beibehalten. Das wird immer noch kontrovers diskutiert, weil die EU-Richtlinie in diesem Punkt weniger restriktiv ist. 

Würde lediglich der Ausschluss der elektronischen Form gestrichen werden, wäre aber auch nicht viel gewonnen. Nur die qualifizierte elektronische Signatur (§ 126 a Abs. 1 BGB) kann als elektronische Form die gesetzliche Schriftform ersetzen, wenn nicht eine gesetzliche Regelung gerade das ausschließt (§ 126 Abs. 3 BGB). Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) hat zwar die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Sie erfordert aber einen hohen technischen Aufwand, der gegenüber Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern kaum praktikabel umzusetzen ist. Die sehr hohen Anforderungen an eine QES sind definiert in der eIDAS-VO = Verordnung (EU) Nr. 910/2014.

Das Nachweisgesetz betrifft nicht die Informationspflichten des Arbeitgebers gegenüber den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, zum Beispiel zur Entgeltumwandlung. Es sagt auch nichts darüber aus, ob und mit welchen Inhalten eine Versorgungsordnung zur betrieblichen Altersversorgung beziehungsweise zur Entgeltumwandlung erstellt werden sollte – auch wenn es aus vielen Gründen empfehlenswert ist, eine solche Versorgungsordnung zu dokumentieren. 

In die schriftliche Dokumentation sind schon bisher Regelungen über die Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts (zum Beispiel arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersversorgung) aufzunehmen. Entgeltumwandlungsvereinbarungen sind nach einhelliger Auffassung ebenfalls schriftlich zu dokumentieren.

Was ist neu?

Die Fristen sind geändert worden.

Der Katalog der wesentlichen Vertragsinhalte wird erweitert. Das betrifft beispielsweise den Arbeitsort, die Probezeit, die Arbeitszeit, die Arbeit auf Abruf, die Anordnung von Überstunden, die Kündigungsfristen, die Fristen für die Kündigungsschutzklage – und die Angabe des Versorgungsträgers, über den die betriebliche Altersversorgung durchgeführt wird.

Zu den wesentlichen Vertragsinhalten gehören wie bisher auch die für das Arbeitsverhältnis geltenden Tarifverträge, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen. Die Regelungen des kollektiven Arbeitsrechts sind Inhalt des Arbeitsverhältnisses. Auf sie muss daher hingewiesen werden. Diese Regelungen können (nicht selten) auch Festlegungen zur betrieblichen Altersversorgung enthalten. Die erforderlichen Hinweise auf das geltende kollektive Arbeitsrecht sind nicht neu. Neu aufgenommen sind die kirchlichen Arbeitsrechtsregelungen des sogenannten Dritten Weges.

Neu ist auch, dass Verstöße gegen das Nachweisgesetz künftig als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld gegen den Arbeitgeber in Höhe von bis zu 2.000 Euro sanktioniert werden können. Das Verfahren richtet sich nach dem Gesetz über Ordnungswidrigkeiten (OWiG).

Was sagt das neue Gesetz zur betrieblichen Altersversorgung?

Zur betrieblichen Altersversorgung regelt das Gesetz ausdrücklich, dass der Arbeitgeber Name und Anschrift des externen Versorgungsträgers mitteilen muss, wenn dieser nicht schon selbst dazu verpflichtet ist. Verpflichtet nach dem Versicherungsaufsichtsgesetz sind Pensionsfonds, Pensionskassen und Lebensversicherungsunternehmen (zum Beispiel Direktversicherungen).

Derzeit wird diskutiert, unter welchen Voraussetzungen und in welchem Umfang schriftliche Nachweise zur betrieblichen Altersversorgung erforderlich sind, weil sie zu den „Bestandteilen des Arbeitsentgelts“ gehört. Das Ergebnis ist noch völlig offen. Die Gesetzesbegründung und die EU-Richtlinie 2019/1152 schweigen dazu. 

Die Diskussion geht weiter. Wir beobachten die weitere Entwicklung in Bezug auf die betriebliche Altersversorgung. Gern können Sie sich hierzu mit Fragen an uns wenden.

Was droht bei Verstößen gegen die Nachweispflichten?

Die Versorgungszusage oder Entgeltumwandlungsvereinbarung ist wirksam, auch wenn sie nicht schriftlich dokumentiert ist. Wann die Schriftform für bestimmte Vertragstypen zu deren Rechtswirksamkeit notwendig ist, steht zum Beispiel im BGB, aber nicht im Nachweisgesetz.

  • Eine fehlende Dokumentation in Schriftform nach dem Nachweisgesetz macht die getroffene Vereinbarung (auch eine Entgeltumwandlungsvereinbarung) nicht unwirksam oder nichtig. Aus dem Nachweisgesetz ergibt sich nicht, dass der fehlende Nachweis zur Unwirksamkeit oder Nichtigkeit der Vereinbarung führt (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 24.03.2021 – 10 AZR 16/20; Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 20.05.2008 – 9 AZR 382/07).

Das Risiko, dass ein Bußgeld verhängt wird, ist überschaubar. Das Bußgeld beträgt höchstens 2.000 Euro. Es kann nur bei einem vorsätzlichen Verstoß verhängt werden.

  • Gemäß § 30 OWiG kann ein Bußgeld gegen das Unternehmen (Arbeitgeber) festgesetzt werden, wenn eine Leitungsperson des Unternehmens eine betriebsbezogene Ordnungswidrigkeit begangen hat. 
  • Sachlich zuständig ist nach § 36 OWiG die fachlich zuständige oberste Landesbehörde, also im Regelfall das Landesministerium für Arbeit und Soziales. Die Bundesländer können die Aufgaben an eine bestimmte Behörde delegieren. Das muss noch erfolgen.
  • Bußgelder werden nicht zwingend, sondern nach Ermessen festgesetzt (§ 47 Abs. 1 OWiG). Die Behörde muss von ihrem Ermessen auch Gebrauch machen. Wenn die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer beispielsweise von der Unterstützungskasse ein Dokument zur betrieblichen Altersversorgung erhält, gibt es keinen vernünftigen Grund mehr, ein Bußgeld gegen den Arbeitgeber zu verhängen, weil dieser den Nachweis nicht eigenhändig und nicht in Schriftform erbracht hat. Auch hinsichtlich der Höhe des Bußgeldes kann und muss berücksichtigt werden, dass Arbeitnehmer auf anderem Weg über ihre betriebliche Altersversorgung durch den Arbeitgeber informiert worden sind.
  • Das bedeutet im Umkehrschluss: Dokumente, die der Arbeitgeber vom Versicherer oder Versorgungsträger zur Weiterleitung an seine Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer erhält, sollte er auch weiterleiten.
  • Über den Einspruch gegen einen Bußgeldbescheid entscheiden die Amtsgerichte. Für ein eventuelles Rechtsbeschwerdeverfahren in zweiter Instanz sind die Bußgeldsenate der Oberlandesgerichte zuständig.

Was unterscheidet Alt- und Neufälle?

Wenn das Arbeitsverhältnis schon vor dem 01.08.2022 bestanden hat, muss der Arbeitgeber einen fehlenden Nachweis nur auf Antrag des Arbeitnehmers nachholen. Die Festsetzung eines Bußgeldes für Versäumnisse vor dem 01.08.2022 ist wegen § 3 OWiG („keine Ahndung ohne Gesetz“) nicht möglich.

Wenn das Arbeitsverhältnis später (ab dem 01.08.2022) begonnen hat, muss der Arbeitgeber entweder eine ausreichende schriftliche Vereinbarung oder einen ausreichenden schriftlichen Nachweis erstellen. Verstöße können mit einem Bußgeld sanktioniert werden.
 

Andreas Lemke
andreas.lemke@ecclesia-gruppe.de